1. Höflich sein hilft …
… im ganzen Leben. Klar, denn respektvoll behandelt werden will jeder. Deshalb die erste Regel: Du kannst nicht oft genug „Bitte“ und „Danke“ sagen. Und die einfacheste „Benimm-Regel“ ist: Sei so zu den anderen, wie Du selbst gern behandelt werden möchtest.
2. Die Begrüßung
Am besten Du wartest gar nicht erst, ob Dein Gegenüber Dich grüßt. Sag einfach immer dann „Guten Tag“ oder „Hallo“, wenn Du einen Kollegen/-in triffst. Ganz egal, aus welcher Hierarchie-Stufe der/die andere auch herkommt. Als Verabschiedung während des Tages bewährt sich: „Bis dann!“. Und am Abend: „Schönen Abend!“
3. Die Vorstellung
Du möchtest/musst zwei Leute einander vorstellen?
Da ist die einfachste Lösung zu sagen: Darf ich Sie miteinander bekannt machen? Das ist Frau Müller, und das Herr Meier.
Stimmt, das klingt very basic. Noch höflicher agierst Du, wenn Du die Rangfolge mit einbaust. Im Geschäftsleben wird nicht nach Damen und Herren unterschieden, sondern nach Rang in der Firmen-Hierarchie. Beim Vorstellen wird der „Rang-Niedrigere“ dem „Rang-Höheren“ vorgestellt. Ein Beispiel: Du stellst Deiner Chefin, Frau Müller, den neuen Kollegen, Herrn Duba, vor.
So geht’s: „Hallo Frau Müller, ich möchte Ihnen Herrn Duba vorstellen. Er hat heute seinen ersten Tag im Controlling. Herr Duba, das ist Frau Müller, sie leitet unsere Abteilung.“
Und wie ist es, wenn der Chef Herr Müller heißt, die neue Mitarbeiterin Frau Duba? Ganz genauso! Du begrüßt den Chef und sagst, „Herr Müller, ich möchte Ihnen Frau Duba vorstellen. Frau Duba, ich möchte Ihnen Herrn Müller vorstellen. Er ist Chef unserer Abteilung.“
Sind weitere Personen anwesend, gilt: Ältere vor Jüngere, Damen vor Herren. Doch die Vorstellungsrunde sollte nicht zu kompliziert oder verkrampft sein. Nach dem der/die Chef/-in begrüßt ist, kannst Du auch einfach der Reihe nach gehen.
Was sagst Du, wenn Dir jemand vorgestellt wird? Ganz einfach: „Freut mich, Sie kennenzulernen!“
Wenn bei Euch im Unternehmen die „Duz-Kultur“ gilt, funktioniert alles genauso, nur mit dem Vornamen und Du.
Du stehst neben ein paar Leuten und keiner stellt Dich vor? Echte Souveränität zeigst Du, wenn Du es einfach selbst machst: „Hallo, ich bin Martina X. aus der Personalabteilung!“
Dir fällt dabei übrigens kein Zacken aus der Krone, ganz im Gegenteil. Das ist cooles, höfliches und souveränes Verhalten. Denn schließlich kommt es darauf an, dass die Leute miteinander in Kontakt kommen. Und viele Menschen haben Hemmungen, auf andere zuzugehen.
4. Vorstellen im Privatleben
Im Privatleben gilt übrigens die konservative Regel, dass der Dame der Herr vorgestellt wird. Claudia, darf ich Dir Peter vorstellen? Peter, das ist Claudia….“ Einfacher und heute überall in Ordnung: „Darf ich Euch miteinander bekanntmachen? Das ist Peter, das ist Claudia.“
Auch im Privaten ist das Wichtigste, Leute überhaupt miteinander bekannt zu machen. Noch besser: Wenn Du zu jedem Menschen noch ein Stichwort mitlieferst. Zum Beispiel: „Das ist Peter, er ist begeisterter Wanderer. Und hier ist Claudia, sie hat mal in Irland gewohnt.“
Diese beiden kleinen Infos helfen Peter und Claudia, leichter miteinander ins Gespräch zu kommen. Man kann dann einfach eine Frage zu der Info formulieren … „Wo waren Sie (wo warst Du ) denn Irland?“
Miteinander ins Gespräch kommen – das fällt vielen Menschen echt nicht so leicht!
5. Ein Meeting steht an
Du bist zu einem Meeting um 10 Uhr geladen. Wann solltest Du kommen? Am besten einfach pünktlich. Punkt 10 bist Du am Ort des Meetings. Die Idee, zu spät zu kommen, um Deine eigene Wichtigkeit zu demonstrieren, ist fatal. Denn dieses Verhalten ist nichts anderes als respektlos, den anderen Team-Mitgliedern gegenüber. Und das gilt übrigens für jede Art …
…der Hierarchie. Ob Du nun Chefin bist oder Assistentin, 10 heißt 10! Und klar: Du bist vorbereitet, hast Deine Unterlagen und etwas zum Schreiben dabei.
Falls Du doch mal zu spät kommst, trittst Du ganz selbstverständlich ein, sagst leise „Entschuldigung“ und nimmst ohne Aufhebens Deinen Platz ein.
Und was machst Du im Meeting, wenn Du (ständig) unterbrochen wirst? Dann wartest Du, bis der andere zu Ende gesprochen hat und wiederholst das, was Du sagen wolltest. Lass Dich nicht einschüchtern! Höre Deinen Gesprächsteilnehmern genau zu und finde die Gelegenheit, Deine Beiträge zu sagen. Hast Du etwas Wichtiges mitzuteilen, wende Dich an die/den Ranghöchsten. Sieh sie (oder ihn) an und erzähle das, was Dir wichtig ist.
6. Das Handy-Thema
Bitte lass Dein Handy in der Tasche, wenn Du mit anderen zusammen bist. Gib den/dem Menschen, der vor Dir sitzt oder steht immer den Vorrang. Zeige Deinen Gesprächspartnern, dass er/sie gerade das Wichtigste in Deinem (Berufs-)Leben sind.
Wenn Du wirklich einen echt wichtigen Anruf oder eine super dringende Nachricht erwartest, warne Deine Gesprächspartner vor und erzähle zu Anfang Deines Treffens, dass Du einen wichtigen Anruf erwartest.
Orientiere Dich bei diesem Verhalten nicht an anderen. Glaub mir, das Leben ist lang genug, um ein wenig später aufs Handy zu schauen. Und der Respekt, den Du Deinen/m Gesprächspartner zeigst, wird seine positive Wirkung zeigen, versprochen!
7. „Höfliche Distanz“
Das ist Dir bestimmt schon mal passiert: Dein stehst mit einem Gesprächspartner im Gang und unterhältst Dich. Dein Gegenüber kommt immer näher heran.
Ja, was ist eigentliche eine „übliche“ Entfernung? Wie weit sollten Menschen voneinander entfernt stehen? Wie groß ist eine „höfliche Distanz“? Da gibt es eine einfache Regel: Die meisten Menschen empfinden etwa 50 Zentimeter Abstand als angenehm, manche mögen es ein bisschen weiter entfernt. Doch das merkst Du, wenn Dein Gesprächspartner „auf Abstand geht“.
8. Wohin mit negativer Kritik?
Negative Kritik gehört immer in ein extra Zimmer (oder Video-Call) und wird am besten unter 4 Augen angesprochen. Dabei ist es auch egal, ob eine Chefin ihren Mitarbeiter, ein Kollege den Kollegen oder ein Mitarbeiter die Chefin/den Chef kritisieren will. Vereinbare einen 10-Minuten-Termin und kläre den Vorfall im 4-Augen-Gespräch.
Und dabei bleibst Du? Immer höflich und so sachlich wie möglich, klar 😉 !!
9. Beim Geschäftsessen
Bist Du zu einem Geschäftsessen eingeladen und trittst an Tisch, begrüßt Du zuerst den Chef/ die Chefin, dann die Kollegen und andere Gäste.
Sind Kunden dabei, haben diese absoluten Vorrang. Sie sind die „Helden“ des Geschäftsessens.
Beim ‚Essen und Trinken bestellen‘ orientierst Du Dich an der Chefin/dem Chef, dem Einladenden oder dem Ranghöchsten. Isst die/der nur einen Teller Spagetti, ist es unpassend, ein Drei-Gang-Menü oder ein sehr teures Gericht zu bestellen. Bleibe maßvoll und passe Dich den jeweiligen Situationen an.
Wird Wein bestellt, trinke – wenn Du möchtest – ein Glas mit (halte das Glas am Stiel). Du kannst aber auch immer bei Wasser oder Apfel-Schorle bleiben.
Beim Essen, auch wenn Ihr in einem „Nobel-Restaurant“ seid, gilt die Besteck-Regel: von außen nach innen. Das heißt: das äußerste Besteck ist für die Vorspeise … und dann nimmt man das nächste, das ganz außen liegt, und „arbeitet“ sich bis zum Dessert durch. Hände und Arme kommen beim Restaurant-Besuch nur bis zur Mitte des Unterarms auf den Tisch (und nie die Ellbogen). Die Serviette? Faltest Du zum Rechteck und legst sie Dir quer über die Oberschenkel. Lege die Serviette nach dem Essen – locker gefaltet –links neben den Teller.
Ein Missgeschick? Mal angenommen, Du wirfst Dein Rotwein-Glas um, und der Tisch ist voller weinroter Flüssigkeit. Ja mei, so etwas passiert. Bleibe ruhig, bitte die Kellner um Hilfe und mach so weiter wie vor dem Vorfall. Missgeschicke gehören zum Leben, jeder kennt sie. Am besten Du entschuldigst Dich kurz – und bleibst so gelassen wie es Dir möglich ist.
10. Dein Äußeres
Zu einem professionellen Gesamteindruck gehört auch, dass Du eine „gepflegte Erscheinung“ bist. Das heißt: saubere Klamotten, ordentliche Schuhe, gepflegte Frisur, unaufdringlich im Duft.
Zum Thema „Schminken fürs Büro“ empfehle ich Dir diesen extra Beitrag.
Zurück zu den Klamotten. Bewährt ist, sich im Business eine Art „Uniform“ zuzulegen. Am besten gehst Du so vor: Überleg mal, in welchem Outfit Du Dich gut und kompetent fühlst. Ein Outfit, das auch gut in Deine Branche und das Unternehmen passt. Stelle die Einzelteile zusammen, hänge sie auf einen Kleiderbügel, sie Dir diese kraftvolle Kombination nochmal genau an – und versuche dann, ähnliche Kombis zu finden.
Ich fühle mich zum Beispiel immer gut in einer ordentlichen dunkelblauen Jeans, einem T-Shirt (offizieller: Bluse) und einem leichten kleinen Blazer. Mehr über Business-Mode findest Du hier.
11. Das Wichtigste zum Schluss
Passe Deine Umgangsformen NICHT Deiner Stimmung an. Bleibe immer höflich, auch wenn Du gerade gefrustet bist. Höflichkeit und gegenseitiger Respekt erleichtern unser Gemeinschaftsleben ungemein. Bleibe professionnell!
Hast Du noch eine Frage zum Business-Knigge? Dann nur zu, stelle sie mir in einem Kommentar. Ich beantworte sie Dir gerne.
Liebe Andrea, herzlichen Dank für Deine umfassen Tipps, es ist wirklich alles abgehandelt, was wichtig ist. Sehr angenehm zu Lesen und klar formuliert.
Bis zum nächsten Mal.
Schöne Grüße, M. K.
P.S.: Auch die letzten beiden Beiträge zu Sommer-Tipps und Fremdsprachen lernen.